Istotną kwestią przy wyborze DMS jest ilość dokumentów, które mogą zostać zdeponowane oraz ilość jednoczesnych użytkowników korzystających z systemu. W przypadku firm handlowych bądź dużych, wielo-oddziałowych organizacji, gdzie ilość wpływających i wypływających dokumentów jest olbrzymia istotne jest, aby wybierany system mógł pomieścić nieograniczoną liczbę dokumentów. Ważne jest też, żeby w przypadku jednoczesnego użytkowania bazy przez kilku pracowników działała ona szybko i sprawnie. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw można skupić się na DMS przeznaczonym jedynie do obsługi kilku jednoczesnych użytkowników.
Powszechnie wiadomo, że w obsłudze każdego systemu IT najważniejsi są ludzie. Jeśli więc chcemy, żeby zarządzanie dokumentami było sprawniejsze a nasz Document Management System był prawidłowo i chętnie używany, niezbędne jest ustawienie takiej struktury katalogowej, która będzie przejrzysta dla pracowników i logicznie odpowiadająca strukturze przedsiębiorstwa lub wcześniej ustalonej ścieżce zapisywania dokumentów. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich „segregatorów”, a te umieszczane w odpowiednich „szafach” – tak więc struktura systemu jest bardzo podobna do tej prowadzonej w „papierowym” archiwum. W niektórych systemach istnieje możliwość włączenia interfejsu pokazującego istniejącą strukturę w formie podobnej do Windows Exploratora. Odpowiednie ustawienie struktury zapisywania dokumentów jest bardzo ważne i powinno odbywać się na samym początku implementacji systemu archiwizacyjnego.
Źródło: www.erp-view.pl
