Powszechnie wiadomo, że w obsłudze każdego systemu IT najważniejsi są ludzie. Jeśli więc chcemy, żeby zarządzanie dokumentami było sprawniejsze a nasz Document Management System był prawidłowo i chętnie używany, niezbędne jest ustawienie takiej struktury katalogowej, która będzie przejrzysta dla pracowników i logicznie odpowiadająca strukturze przedsiębiorstwa lub wcześniej ustalonej ścieżce zapisywania dokumentów. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich „segregatorów”, a te umieszczane w odpowiednich „szafach” – tak więc struktura systemu jest bardzo podobna do tej prowadzonej w „papierowym” archiwum. W niektórych systemach istnieje możliwość włączenia interfejsu pokazującego istniejącą strukturę w formie podobnej do Windows Exploratora. Odpowiednie ustawienie struktury zapisywania dokumentów jest bardzo ważne i powinno odbywać się na samym początku implementacji systemu archiwizacyjnego.

Źródło: www.erp-view.pl